В настоящее время отдельными вузами накоплен достаточный опыт по построению комплекса документированных процедур по системе менеджмента качества. Согласно требований мс ИСО серии 9000 и учитывая разработанную нами сеть процессов вуза, разрабатывается документации СМК. На ее первом уровне, находится руководство по качеству вуза. На втором — документированные процедуры, число которых может быть до 25, включая шесть обязательных. Третий уровень документации представлен положениями, методическими указаниями, стандартами предприятия по вузовской документации, должностными инструкциями, правилами и другие. В вузе это документация составляет около 200 наименований. Четвертый уровень — зарегистрированные данные, которые служат доказательством деятельности вуза, направленной на постоянное улучшение. Самый нижний уровень документации — базовый уровень, включает нормативно-правовую, нормативную и другие виды документации. Количество уровней может быть увеличено до семи. Экспертный анализ документирования СМК вуза в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000, по свидетельству разработчиков, установил, что степень ее универсальности составляет около 70 %.

В процессе построения системы менеджмента качества разрабатывается необходимая для построения системы документация. При этом основные документы (такие как Политика в области качества, процессная модель, матрица ответственности, цели в области качества) составляют приблизительно 10 % от общего объема документации; регламентирующие документы процессов (стандарты качества) — 40 %; организационные документы (должностные инструкции, положения о структурном подразделении) — 40 %; формы записей по качеству — 10 %. Для документирования процессов и построения схем процессов нами была выбрана нотация IDEF 0. в некоторых вузах документация системы менеджмента качества распространяется в электронном виде через Outlook, либо в виде заверенных бумажных копий оригиналов. Для мониторинга процессов были составлены карты мониторинга процессов, в которых сгруппированы показатели оценки продукции, удовлетворённости потребителей и несоответствий.

Разрабатывая руководство по качеству следует не детализировать базовое руководство; более подробная детализация содержится в руководстве по качеству продукта. Данный подход лучше зарекомендовал себя в организациях с большим числом факультетов различного профиля. Стоит обратить внимание на то, что члены рабочих групп по описанию процессов зачастую искажают реальные процессы в лучшую сторону во время описания, в то время как требуется описание существующей ситуации, в противном случае происходит расхождение с реальной ситуацией. Кроме того, руководители подразделений ставят неизмеримые цели в области качества, что является нарушением требований стандарта.

Стандарт ИСО 9001:2000 требует наличия в обязательном порядке наличия следующих стандартов предприятия (СТП):

• СТП «управление документами»
• СТП «управление записями»
• СТП «внутренний аудит»
• СТП «анализ и устранение несоответствий»
• СТП «Корректирующие и предупреждающие действия»

Остальные СТП вузы могут разрабатывать для стандартизации менеджмента качества процессов. При этом каждый вуз может иметь индивидуальный набор таких­ СТП. При этом каждый вуз подходит к этому процессу творчески, например, могут разработаны следующие стандарты:

• СТП «Ключевые должности»;
• СТП «Управление процессом учебно-методической деятельности»;
• СТП «Управление нормативными документами информационно телекоммуникационного комплекса»
• СТП «Требования к содержанию, оформлению внутренних стандартов»
• СТП «Обеспечение безопасности жизнедеятельности»
• СТП «Инфраструктура»
• СТП «Производственная среда и обеспечение жизнедеятельности»
• СТП «Отбор абитуриентов»
• СТП «Управление проектированием процесса»
• СТП «Управление процессом»
• СТП «Анализ контракта»
• СТП «Временная приостановка получения клиентом образовательных услуг»
• СТП «Порядок проведения научно-исследовательских работ»
• СТП «Идентификация и прослеживаемость».

Также необходимо разработать документированные процедуры по созданию исполнительного механизма действия системы менеджмента качества через разработку основных документов, позволяющих демонстрировать наличие созданной системы менеджмента качества всем заинтересованным сторонам. В частности могут быть разработаны и внедрены документированные процедуры СМК вуза:

• СТП «Порядок разработки учебного плана»;
• СТП «Рейтинговая система оценки знаний студента. Общие положения»;
• СТП «Положение об итоговой государственной аттестации студентов. Общие положения»; подготовлены к внедрению нормативные документы:
• СТП «Система контроля качества образовательных услуг. Общие положения».
• СТП «Планирование и реализация дисциплин учебного плана. Общие положения»;
• СТП «Учебно-методическое обеспечение. Общие положения»;
• СТП «Организация учебного процесса. Общие положения».

Помимо прочих такие документированные процедуры, как «проектирование образовательных программ», «работа с потребителями», «закупки», «непосредственное предоставление образовательной услуги», «положение о порядке перевода студентов из других вузов», «положение о приемной комиссии», «положение об учебно-методическом комплексе», «положение о мониторинге учебного процесса», «положение о процедурах планирования учебных и контрольных мероприятий учебного процесса позволит вузу более глубже раскрыть соответствия СМК вуза требования МС ИСО 9001:2000.

Следует отметить, что в некоторых случаях однотипные документированные процедуры оформляются по-разному: в одних случаях СТП, а в других положениями о деятельности, что не всегда является оправданным и не способствует быстрой «приспосабливаемости» документов к изменяющимся условиям. Разработка структуры и назначения записей, используемых в СМК, как правило не вызывает трудностей.

Обзор из опыта консалтинга компании «Kazconsult Regcon-Asia»